«Tan solo hay tres grupos de personas: los que hacen que las cosas pasen, los que miran las cosas que pasan y los que preguntan qué pasó». Nicholas Murray Butler.

El sector del Secretariado profesional y sus retos. Hace unos días tuve la oportunidad de entrevistarme con M. Claudia Londoño, Presidenta de la ASPM (Asociación del Secretariado Profesional de Madrid). En esta entrevista Claudia me explicó las características del sector del Secretariado profesional, así como los retos y dificultades que se encontrarán en los próximos años.

Entrevista: Retos sector del secretariado profesional en España.

Aquí os presento los interesantes datos de la entrevista que realicé a M. Claudia Londoño, presidenta de ASPM.

– ¿Qué características tiene el sector del secretariado profesional en España en la actualidad?

– La principal característica es, sin duda, el mayor peso de las competencias emocionales. Digamos que como en el ejército en el que el valor se supone,  en el caso las profesionales del secretariado se da por sentado el dominio de las competencias técnicas.

– ¿Qué diferencias hay entre los distintos perfiles relacionados con el secretariado: Asistentes, secretarias, recepcionistas, etc.?

– Se trata de una situación un tanto confusa. Para la Administración Pública no existimos, nos clasifican como administrativos (oficiales o auxiliares o en el mejor de los casos, jefes de administración).

Sin embargo, con respecto a la enseñanza reglada, no sólo existen dos títulos (Grado Superior y Grado Medio) sino también certificados de profesionalidad.

Mientras en el mundo empresarial, aunque cada día se logra que nos reconozcan como valiosas profesionales, en cuanto a la categoría laboral, continúa la confusión.

Normalmente, se inicia la carrera profesional en la recepción, aunque mi impresión es que este es un puesto llamado a desaparecer.

Realmente, sobre la diferencia entre asistente, PA (Personnal Assistant) y secretaria, desde mi punto de vista y basada en mi experiencia profesional, tengo que decir que según la empresa se podría definir de una manera u otra, ya que no muchas empresas tienen claras estas funciones y las engloban en una sola palabra: Secretaria, además de no diferenciar en rangos salariales.

Para mí una Asistente de Dirección es la persona que efectivamente trabaja codo a codo con la Dirección General y gestiona tareas tanto técnicas como administrativas, además de algún contenido personal de su jefe directo. La PA, como dice la palabra es la asistente personal de su jefe directo (únicamente de una persona), es la mano derecha, los ojos, los pies, y de alguna forma, el cerebro de su jefe/a  que se encarga de su agenda y todo su día a día tanto profesional como personal, y si se da el caso, incluso tramita/gestiona temas de su familia.

Secretaria es la persona que antiguamente englobaba todas las anteriores definiciones (además de guardar los «secretos» de su jefe) y que a día de hoy únicamente y por su escaso rango económico debería de limitar sus tareas a administrativas y de agenda profesional.

En todos los casos, el secreto profesional es de máxima importancia.

– ¿Qué van a demandar en un futuro las empresas de las asistentes y secretarias?

– Mayor competencia en temas financieros. Capacidad de análisis del Big Data y todo parece indicar que serán responsables de la relación con clientes internos y externos en las redes sociales.

– ¿Qué retos  y dificultades van a afrontar las asistentes y secretarias en los próximos años?

– Creo que el principal reto será lograr ser más eficaces y productivas en menor tiempo para lograr esa asignatura pendiente que es la conciliación.

– ¿Qué habilidades o competencias necesitan desarrollar las asistentes y secretarias para afrontar esos retos?

– Nuestro gran aliado es la tecnología que nos ha permitido dejar de tener “la pata quebrada y estar atadas a una mesa”. Los avances en telefonía e informática nos han convertido en un valioso miembro del equipo de dirección.

Es necesario mantener actualizadas las competencias relacionadas con la tecnología y la investigación.

En cuanto a las habilidades emocionales y dada la transformación hacia un perfil más profesionalizado y con mayor capacidad de decisión, será imprescindible desarrollar, además las competencias vinculadas a la toma de decisiones, el liderazgo y las habilidades de relación  y comunicación.

 ¿Qué papel juega el coaching en estos retos?

Teniendo en cuenta lo que propone Claudia para profesionalizar el sector y afrontar los retos con el desarrollo de competencias sobre la toma de decisiones, el liderazgo y las habilidades de relación y comunicación.  ¿Cómo adquirir y desarrollar esas competencias?

El coaching es un proceso conversacional en el que un coach acompaña a un profesional, un equipo o una organización en el logro de sus objetivos facilitando el desarrollo del potencial de sus trabajadores o equipos, la mejora de su desempeño y su satisfacción.

¿Qué puede aportar el coaching al secretariado profesional?

  • Desarrollar tus habilidades de liderazgo.
  • Mejorar tu comunicación.
  • Mejorar tu capacidad para resolver conflictos.
  • Incrementar tu productividad personal.
  • Desarrollar a tus colaboradores.
  • Mejorar tus relaciones profesionales tanto con el cliente externo como interno, etc.

 

Teniendo en cuenta los retos que afrontará el sector del secretariado profesional ¿Qué vas a hacer diferente para afrontarlos?

Como dice Gandhi: «Sé el cambio que quieres ver en el mundo».  ¿Te atreves a dar el primer paso? Pulsa aquí.

 

Photocredit: geralt